*Fundamentos de la planificación

Dra. LA Aldana Mierke (Mat. 1027), presidenta de la Comisión Licenciados en Administración.

La actualidad demanda cada vez respuestas más rápidas y que se adapten a las circunstancias y a los cambios que se suscitan en el transcurso del tiempo, sean años, meses o días. Y aunque parezca que “planificar” sea un imposible, es un imprescindible para poder afrontar esos desafíos que nos plantea la realidad, en cualquier organismo, y en las decisiones personales de cualquier individuo.
No puede pensarse en una idea, en un trabajo, en un proyecto o en un resultado direccionado sin planificación, sin esos objetivos o metas que hacen que podamos determinar un plan de acción, a través de una estrategia y de esa forma concretarlos.
En Administración, es el punto de partida para luego poder avanzar hacia la organización, la dirección y el control de la gestión que se realiza y es la base para poder dirigirse hacia el paso siguiente. Si bien la literatura que existe en relación a la forma de planificar, sobre cómo llevarla a cabo, los tipos, sus propósitos, el impacto jerárquico que tiene, los factores de contingencia que pueden surgir, y demás temas referidos, es de autores de distintas nacionalidades, podemos asegurar que existen claros ejemplos en nuestro país, de resultados extraordinarios que han podido llevarse a cabo, gracias a planificar. Podemos verlo en cualquier pequeña idea, o en grandes decisiones que han dado sus frutos.

¿Qué es Planificar?

Tener una idea y convertirla en realidad siempre requiere mucha planificación. Planificar implica las tareas de definir los objetivos o metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esas metas, y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar esas actividades. Y en ese sentido, refiere tanto a medios como a fines, refiriéndose a qué se va a hacer y por otro lado cómo se va a hacer.
Es propicio mencionar que, al hablar de planificación, se refiere a la planificación que es formal, puesto que, en la informal, nada queda por escrito, y el grado con que se comparten los objetivos es escaso o nulo; ejemplos de ello son emprendimientos unipersonales o negocios pequeños. En cambio, en la planificación formal, se definen los objetivos específicos que abarcan años, se presentan por escrito para que sean conocidos por toda la organización, existen programas de acción específicos para el logro de esos objetivos, y es aquí donde los gerentes definen con claridad la ruta donde se encuentran y donde quieren llegar.

Propósitos de la Planificación

La planificación establece un esfuerzo coordinado, muestra una dirección tanto a los gerentes como a los no gerentes, puesto que cuando los empleados saben hacia donde se dirige la organización y qué se espera de ellos para alcanzar los objetivos, pueden coordinar sus actividades, colaborar unos con otros y trabajar en equipos.
Por otra parte, planificar reduce la incertidumbre porque obliga a los gerentes a mirar hacia adelante y de esa forma prevenir los cambios, considerar el impacto de estos y desarrollar respuestas apropiadas para cada caso. También reduce las actividades redundantes y que desperdician recursos y tiempo, y finalmente establece los objetivos y las normas que se usarán para ejercer el control.
Se suele asociar a la planificación a mayores rendimientos, mejor uso de recursos, del tiempo, establecimiento de metas claras y si no se alcanza, suele asociarse al entorno, al ambiente o a grupos de interés.

Ideas Erróneas sobre la planificación

• Suele mencionarse que cuando la planificación es inexacta, es sólo una pérdida de tiempo. Esto es un error, puesto que la planificación minimiza los esfuerzos inútiles y es valioso el proceso en sí.
• También suele mencionarse que la planificación va en contra del cambio, cuando en realidad planificar prepara para prever los cambios que puedan suscitarse y la forma de poder responder de la mejor manera que se pueda.
• En ocasiones se menciona que la planificación reduce la flexibilidad, debido a que se piensa que es un trabajo estanco el de planificar, cuando en realidad es un trabajo continuo, que debe ir modificándose cuando sea necesario.

Tipos de planes

Las formas más comunes en que solemos describir los planes organizacionales, se basan en la amplitud de los mismos, en su marco temporal, en su grado de especificidad y en la frecuencia de su uso. Sin embargo, esto no quiere decir que no puedan solaparse las clasificaciones, y que no son independientes entre sí. Los planes a corto y largo plazo pueden ser operacionales y estratégicos, de acuerdo a lo que se planee.

Según la amplitud:

a) Planes estratégicos: Planes que abarcan a toda la organización. Establecen objetivos generales y posicionan a una organización en función de su ambiente. Incluyen la formulación de los objetivos.
b) Planes operacionales, que especifican los detalles y las formas en que deberán alcanzarse los objetivos de la organización.

Otra de las clasificaciones es según el marco temporal, el cual se ha reducido notablemente y ha ido variando a lo largo del tiempo este concepto. Hoy se considera un plan a largo plazo, en Argentina, más allá de los 6 meses, y a corto plazo, un período de apenas unos meses o semanas, cuando antes era menor a un año.

Según el grado de especificidad, podemos mencionar la existencia de dos clasificaciones:

a) Planes direccionales, donde los gerentes establecen lineamientos generales, son guías.
b) Planes específicos, que están claramente definidos y no dejan ningún aspecto a la interpretación.

Y según su frecuencia de uso, los planes se dividen en plan de uso único, que se elaboran para dar respuesta y satisfacer una necesidad a una situación que posiblemente no se repita y se crea en respuesta a una decisión no programada que toman los gerentes; o planes permanentes, que refieren a planes continuos, que se transforman en una guía para las actividades que se realizan en forma repetitiva en una organización y que responden a decisiones programadas que toman los gerentes.

Existen lo que se conoce como factores de contingencia en una organización y que son aquellas situaciones que pueden influir en la planificación.

En ese sentido se menciona a) el nivel de la organización, que hace referencia a los ascensos en el nivel de la jerarquía, es decir, a medida que los gerentes ascienden en la jerarquía, el rol de planificación se orienta más hacia la estrategia, y si se mira un nivel operacional los planes serán más de tipo operacionales; b) el grado de incertidumbre ambiental, que remarca la necesidad de que los planes sean direccionales y a corto plazo en el caso que la incertidumbre sea mayor, puesto que si los planes son específicos y existen muchos cambios, pueden quedar desfasados de las necesidades reales y perjudicar el rendimiento de una organización; y por mencionar un factor más, es oportuno hablar del concepto de compromiso, c) que intenta proponer que los planes deban prolongarse en un tiempo que permita dar cumplimiento a los compromisos actuales de cualquier organización.

Críticas a la Planificación

La planificación formalizada adquirió popularidad alrededor de los años sesenta y se conserva hasta nuestros días. Es lógico que tanto organizaciones como individuos, determinen en qué dirección desean avanzar, pero esto no quita que algunos detractores de la misma, postulen ciertas cuestiones en su oposición. Podemos mencionar:

1- La planificación puede generar rigidez: los gerentes que no se adaptan y flexibilizan los planes, muchas veces requeridos por los cambios, perjudican la organización al imponer un rumbo sin flexibilidad, cuando el ambiente es fluido, complicado y errado.
2- No es posible hacer planes para un ambiente dinámico. Precisamente y relacionado con el punto anterior, se torna sumamente necesario la existencia de flexibilidad ante los cambios, indispensable para que los planes no sean rígidos ni formales.
3- Los planes formales, no pueden ser sustitutos de la intuición y la creatividad, que usualmente pueden tener los gerentes.
4- Suele mencionarse que los gerentes al planificar centran su atención en la competencia del hoy, sin mirar la supervivencia del mañana.
5- La Planificación formal refuerza el éxito y eso puede conducir al fracaso.

Objetivos- Administración Estratégica

Como se mencionara en la primera parte de estas dos entregas sobre la Planificación, resulta imprescindible que la misma no sea inflexible, se adapte a los cambios y pueda acompañarlos, generando de ese modo una sinergia en las organizaciones, capaz de llevarla a buenos resultados en cualquier nivel.
Se habló sobre la planificación formal e informal, sobre los tipos, las ideas erróneas y las críticas a la planificación. En este apartado se muestra cómo esa planificación, de la mano de los objetivos y de una administración estratégica, pueden guiarnos hacia los resultados esperados.

Objetivos

Para este estudio, se van a usar como sinónimos objetivos y metas, los cuales son los resultados deseados para individuos, grupos u organizaciones enteras. Ellos marcan el rumbo para todas las decisiones de la administración y forman los criterios frente a los cuales es posible medir los logros reales, por eso se dice que son los cimientos de la organización.
Existen multiplicidad de objetivos, existen objetivos reales, que se desprenden al observar el accionar de los miembros de la organización y objetivos declarados que son formales y responden a declaraciones oficiales.
Existe una determinación Tradicional de Objetivos que responde a una cadena de medios y fines, partiendo desde el nivel de más alta jerarquía, quienes definen los objetivos y luego se dividen en submetas para cada uno de los niveles de la organización. Esto genera una red integrada de objetivos, colaborando con el cumplimiento de los objetivos de cada nivel, hacia el nivel siguiente, generando esa jerarquía antes mencionada.

Administración por Objetivos

A diferencia de aquella determinación tradicional de objetivos, existe un sistema descrito por Peter Drucker, en el cual los objetivos específicos de rendimientos son determinados conjuntamente con los subordinados y sus superiores, y el alcance hacia los objetivos es evaluado periódicamente, y las recompensas se asignan en función de esos avances.

La Administración por Objetivos (o sus siglas en inglés MBO) consiste en cuatro elementos:

• Especificidad de las metas;
• Toma de decisiones participativas;
• Período explícito;
• Retroalimentación acerca del desempeño.

La elaboración de un programa típico de MBO sigue una serie de pasos , donde se formulan las estrategias y objetivos generales de la organización, se asignan objetivos principales entre las unidades divisionales y departamentales; en colaboración con sus superiores, los gerentes de unidades determinan sus objetivos específicos, los planes de acción son especificados y aceptados por gerentes y subordinados; luego se implementan, y el avance hacia los objetivos es evaluado periódicamente y retroalimentado, siendo recompensado el logro exitoso y el desempeño alcanzado.

Administración Estratégica

En congruencia con la planificación, debe mencionarse la estrategia, la cual es una de las implicancias de planificar.
Los entornos cambiantes, los cambios tecnológicos, las crisis, hicieron necesario un pensamiento estratégico, más que una planificación a largo plazo. Fue necesario conocer las oportunidades y las amenazas y las fortalezas y las debilidades de las organizaciones para lograr una ventaja competitiva.
La estrategia define cómo alcanzar los objetivos propuestos. Es el plan de acción a seguir que debe llevarse a cabo, y ya no dentro de un plazo que no permita adecuarse, ni con una única estrategia, sino que existan estrategias a nivel corporativo, estrategias a nivel de negocios y estrategias funcionales, respondiendo cada una al nivel que pertenece.
Existe un proceso de planificación estratégica, que permite la implementación para luego poder evaluarla. Se define la misión, objetivos, y estrategias actuales de la organización; en qué negocio estoy, y qué necesidad se satisface responde a la determinación de la misión, junto a la ubicación geográfica. La misión es el propósito que persigue la organización. También deben determinarse los objetivos y las metas de rendimiento.
Seguido a esas formulaciones, debe analizarse el ambiente externo, compuesto por legislaciones, los grupos de interés, la competencia, las fluctuaciones económicas, la mano de obra, y de este análisis saldrán las oportunidades y las amenazas, para luego enfocarse en determinar los recursos con que cuenta la organización como también las debilidades, siendo este un análisis interno.
Con todas esas herramientas, se formulan las estrategias, en los distintos niveles y se implementan, para dar lugar luego al control, analizando y evaluando los resultados.

Conclusión

Al inicio mencionamos la importancia y la necesidad de planificar, y a lo largo de las páginas se pudieron observar las implicancias de una buena planificación, de la mano de la declaración de objetivos, metas y estrategias en los distintos niveles, lo que en su conjunto enriquecerá el proceso y los resultados cuando sean positivos y cuando no, será parte del aprendizaje, siempre dando flexibilidad y atención a los cambios que así lo requieran.
Con una buena planificación, podemos avanzar hacia una organización, una dirección y un control que permita retroalimentar e ir adaptando lo necesario para el logro del crecimiento de cualquier organización, individuo o pequeño negocio.

Bibliografía

• ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary (2014) Administración. México Pearson.